5.1. Generelle Kontakt- und Grunddaten
Je nach Zweck der Datenbearbeitung, Kundensegment und Leistungsbereiche erheben wir verschiedene Arten von Personendaten, darunter unter Umständen auch besonders schützenswerte Personendaten.
Wir bearbeiten von allen Kontakt-, Dialog- und Vertragspartnern sowie Kunden zumindest die folgenden Personendaten:
- Name, Vorname, E-Mail-Adresse und gegebenenfalls Geschlecht, Adresse, Telefonnummer, Titel, Geburtsdatum, Nationalität, Beruf, Informationen zum Arbeitgeber, Titel, AHV-Nummer;
- E-Mail- und schriftliche Korrespondenz (Post).
Daneben erheben und bearbeiten wir je nach Zweck der Datenbearbeitung, Kundensegment und Leistungsbereich zusätzlich Daten gemäss den Beschreibungen in den nachfolgenden Ziffern:
5.2. Daten zur Mandatsabwicklung
Für die Erbringung und Verwaltung unserer Mandate und zur Kommunikation mit unserer Kundschaft bearbeiten wir folgende Personendaten:
- Generelle Kontakt- und Grunddaten gemäss Ziff. 5.1;
- Bei Unternehmen:
- Rechtsform, Gesellschaftskapital und liberiertes Kapital, Gründungsjahr des Unternehmens, externe Revisionsstelle, Umsatz im In- und Ausland, erzielter Jahresumsatz pro Tätigkeitsbereich, Register-Nr.;
- Zweigniederlassungen: Ort der Zweigniederlassung, Firmenbezeichnung, Adresse, Telefon, Internet, E-Mail, Korrespondenzsprache;
- Angaben über den Personalbestand: Fachbereiche, Anzahl Mitarbeitende bzw. Verantwortliche, Stellenprozente.
- Finanzielle Informationen;
- Risikobewertungsdaten:
- Betreibungsregisterauszüge;
- Leitung und Beherrschung des Unternehmens:
- Angaben über die am Unternehmen beteiligten natürlichen Personen/Gesellschafter und Mitglieder der Unternehmensführung: Name, Vorname, Geburtsjahr, Nationalität, Funktion, Stimmenanteil, Informationen über die Tätigkeit im Unternehmen;
- Angaben über die am Unternehmen beteiligten Gesellschaften und Stiftungen: Firma, Sitz, Bereich, Beteiligungsgrad;
- Angaben zur Kontaktperson: Name, Vorname, Geburtsdatum, E-Mail und Telefonnummer.
- Angaben zur Anstellung von Verantwortlichen bei Drittunternehmen und gegebenenfalls, Name, Vorname, Firma, Branche, Funktion und Beschäftigungsgrad der Anstellung;
- Angaben zu den Beteiligungsverhältnissen.
- Finanzinformationen wie Zahlungsinformationen;
- Mandatsdaten wie:
- Statuten, Protokolle, Verträge;
- Mitarbeiterdaten (Lohn, Sozialversicherung);
- Buchhaltungs- und Steuerinformationen;
- Besonders schützenswerte Personendaten wie Daten zur Gesundheit, zur Religion, über den Bezug von Sozialhilfe, über Betreibungen oder Konkurse.
- Bewerbungsdaten (Lebenslauf, Arbeitszeugnisse, Diplome).
Diese Daten werden vor allem im Zusammenhang mit Leistungen im Bereich Prüfungen, Beratung, Steuern, Lohnverarbeitung oder Buchhaltung sowie Immobilienverwaltung bearbeitet. Es handelt sich dabei vor allem um Daten unserer Kunden. Sie können aber auch Dritte betreffen, wie Mitarbeitende, Kontaktpersonen oder Personen, die in einer (vertraglichen) Beziehung zu unseren Kunden stehen. Unsere Kunden können daher auch auf diese Datenschutzerklärung verweisen, müssen aber auch selbst Massnahmen ergreifen, um die Datenschutzgesetzgebung einzuhalten.
Die Datenbearbeitung dient der Ausführung und Verwaltung der Mandate, der Bonitätsprüfung, der Vermeidung von Interessenkonflikten und der Qualitätsprüfung. Sie erfüllt auch die gesetzlichen und die vertraglichen Anforderungen.
Die Daten werden in der Regel direkt von den Kunden kommuniziert und zur Verfügung gestellt. Je nach Art und Umfang des Mandats können sie aber auch von Behörden, Gerichten oder Dritten stammen. Unter Umständen können Daten auch direkt beim Arbeitgeber der betreffenden Personen erhoben werden.
5.3. Daten für Kundenschreiben
Zum Zweck der Zusendung von Informationen über Fachmitteilungen, Publikationen usw. (Marketingzwecke) bearbeiten wir folgende Personendaten:
- Generelle Kontakt- und Grunddaten gemäss Ziff. 5.1;
Diese Daten sind für die Erbringung der Dienstleistung, zur Kommunikation oder zur Pflege unseres Kundestammes notwendig.
5.4. Daten im Zusammenhang mit der direkten Kommunikation (Telefon, E-Mail oder Chat, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare etc.)
Die von uns organisierten Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare werden mit Microsoft Teams durchgeführt. Für die direkte Kommunikation via Telefon, E-Mail, Kollaborationslösung oder Chat können wir sowie unsere entsprechenden Dienstleister soweit notwendig folgende Personendaten bearbeiten:
- Generelle Kontakt- und Grunddaten gemäss Ziff. 5.1;
- Andere in der E-Mail-Kommunikation enthaltene Personendaten;
- Daten zur Kommunikation wie IP-Adresse, Uhrzeit und Dauer der Kommunikation;
- Aufzeichnungen von Videokonferenz, falls nötig;
- Andere Informationen, die der Nutzer während der Verwendung des Videokonferenzdienstes hoch lädt, bereitstellt oder erstellt sowie für die Wartung des bereitgestellten Dienstes verwendete Metadaten Zusätzliche Auskünfte über die Bearbeitung personenbezogener Daten durch Microsoft Teams finden sich in deren Datenschutzerklärungen.
Wir bearbeiten diese Personendaten zur Erbringung und Verbesserung unserer Dienstleistungen für unsere Kunden.
5.5. Daten über das Personal
Für die Mitarbeiterverwaltung werden folgende Daten bearbeitet:
- Generelle Kontakt- und Grunddaten gemäss Ziff. 5.1;
- Sozialversicherungsangaben/AHV-Nr.;
- Informationen über Kinder;
- Informationen über die Stelle innerhalb unseres Unternehmens wie Anstellungsdatum, Funktion, Gehalt, Arbeitsvertrag;
- Bewerbungsinformationen wie Motivationsschreiben, Lebenslauf, Arbeitszeugnisse, Diplome, Auswertung der Bewerbungsgespräche, Assessments, Referenzauskünfte;
- Finanzinformationen und Bankverbindungen
- Für quellenbesteuerte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: Konfession, Ausländerausweis, Angaben über andere Erwerbstätigkeiten, Ersatzeinkünfte und Partnerinformationen;
- Informationen zu periodischen Beurteilungsgesprächen;
- Zeit- und Ferienerfassung;
- Informationen über Krankheiten, Unfälle, Mutterschafts- oder Vaterschaftsurlaub, Militär oder Zivilschutz;
- Straf- und/oder Betreibungsregisterauszüge.
Bewerbungsunterlagen und sämtliche damit an uns bekanntgegebenen Personendaten werden streng vertraulich behandelt, keinem Dritten bekanntgegeben und nur zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Bewerbung für eine Anstellung bei uns bearbeitet. Bewerbungsunterlagen, die nicht zu einer Einstellung führen, werden nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens, soweit wir nicht eine Einwilligung zur Aufbewahrung erhalten, gelöscht/vernichtet, soweit es nicht einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegt.
Die Daten dienen einer korrekten Abwicklung im Personalwesen, der Erfüllung der vertraglichen Beziehung (Arbeitsvertrag) und werden hauptsächlich von den Mitarbeitenden eingereicht.
5.6. Lieferanten und sonstige Vertragspartner
Wir bearbeiten folgende Personendaten von Geschäftspartnern, die Dienstleistungen oder Lieferungen für uns erbringen:
- Generelle Kontakt- und Grunddaten gemäss Ziff. 5.1;
- Finanzinformationen wie Bankverbindungen.
Wir bearbeiten diese Daten in Erfüllung eines Vertrags und in Anwendung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen des Handels- und Steuerrechts. Haben unsere Vertragspartner in Erfüllung ihres Auftrags Zugriff zu unseren Personendaten (z.B. IT-Firmen), schliessen wir mit ihnen einen entsprechenden Auftragsbearbeitungsvertrag ab.
5.7. Betrieb, Kontrolle und Verbesserung der Website und weiteren elektronischen Kanälen
5.7.1. Server-Logfiles
Unsere Website kann benutzt werden, ohne dass weitgehende Personendaten offengelegt werden müssen. Der Server erfasst jedoch mit jedem Aufruf Benutzerinformationen. Diese werden temporär in den Logfiles des Servers gespeichert. Eine Zuordnung zu einer bestimmten Person findet jedoch nicht statt. Logfiles enthalten folgende Informationen:
- Datum, Zeit des Zugriffs und Datenmenge;
- Den benutzen Browser sowie das Betriebssystem;
- Den Domainnamen des Providers;
- Die Seite, von der Sie zu unserer Site gekommen sind (Referred URL);
- Die Suchanfrage;
- Die IP-Adresse.
Die Erhebung dieser Daten ist technisch erforderlich: Die erhobenen Daten dienen der Stabilität und Sicherheit der Website und werden genutzt, um die Nutzung der Website zu analysieren und sie zu verbessern. Sie ermöglichen zudem eine genaue Prüfung bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung unserer Website.
5.7.2. Cookies
Unsere Websites verwenden Cookies und ähnliche Technologien. Wenn die Einstellungen Ihres Geräts dies zulassen, verwenden wir Cookies und ähnliche Tools, um Ihnen ein optimales Surferlebnis auf unseren Webseiten zu ermöglichen.
Cookies sind Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die eine Analyse Ihrer Benutzung der Website erlauben. Damit unterstützen sie die Darstellung unserer Website und helfen Ihnen, sich auf unserer Website zu bewegen. Cookies erfassen Daten wie:
- Die IP-Adresse;
- Die Website, von der Sie uns besuchen;
- Die Art des Gerätes, das Sie nutzen;
- Wie Sie unsere Suchfunktion nutzen (sog. Search-Log);
- Welche Aktionen Sie beim Empfang des Newsletters ausführen.
Weitere Informationen zur Nutzung von Cookies finden Sie unter den Informationen zur Nutzung der Web-Analyse-Tools (Ziffer 8.1 und 8.2).
Es ist auch möglich, unsere Website ohne Cookies zu besuchen. Sie können die Speicherung von Cookies in den Browsereinstellungen verhindern. Dies hat jedoch unter Umständen einen Einfluss auf die Nutzungsmöglichkeiten der Website. Keinesfalls werden Cookies von uns dazu benutzt, um Schad- oder Spionageprogramme auf Ihrem Rechner zu installieren.
5.8. Gewährleistung der Sicherheit, Erfüllung rechtlicher Pflichten, Durchsetzung von Ansprüchen
Wir können die vorgängig erwähnten Personendaten zur Gewährleistung der Sicherheit und zur Durchsetzung Ihrer Rechte, sofern dafür notwendig, bearbeiten und dafür auch an Dritte, wie Gerichte oder Ämter, weiterleiten.